Lợi ích khi lọc trùng trong Google Sheets
Lọc trùng dữ liệu trong Google Sheets là một thao tác quan trọng trong việc quản lý bảng dữ liệu. Thao tác này sẽ giúp bạn loại bỏ các mục trùng lặp trong trang tính. Từ đó, không chỉ tối ưu hóa dung lượng lưu trữ mà còn cải thiện tính chính xác và dễ đọc của bảng. Dưới đây là một số lợi ích của việc lọc dữ liệu bị trùng lặp:
- Tiết kiệm dung lượng lưu trữ: Việc loại bỏ các dòng dữ liệu trùng lặp giúp giảm dung lượng của bảng dữ liệu. Điều này rất hữu ích khi bạn làm việc với các tập dữ liệu lớn.
- Tiết kiệm thời gian đọc, phê duyệt: Bằng cách loại bỏ các mục trùng lặp, bảng dữ liệu trở nên dễ đọc hơn. Người sử dụng có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin mà họ cần và không gặp phải các dòng dữ liệu trùng lặp.
- Tăng tính chuyên nghiệp khi làm việc: Bảng dữ liệu được lọc sạch sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chi tiết từ phía người quản lý. Nó cũng tạo ra ấn tượng tốt đối với những người sử dụng khác.
Qua đó có thể thấy việc lọc trùng trên Google Sheet rất quan trọng. Để thực hiện cách lọc trùng trong Google Sheet, bạn có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau.
5 cách lọc giá trị trùng trong Google Sheets nhanh chóng
Dưới đây là 5 phương pháp mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức để tạo ra bảng dữ liệu gọn gàng:
Lọc trùng trong Google Sheets bằng hàm UNIQUE
Hàm UNIQUE là hàm giúp bạn loại bỏ đi các giá trị trùng lặp. Sau đó, tìm và giữ lại những giá trị duy nhất trong 1 hàng, 1 cột hoặc là một vùng dữ liệu nhất định. Để thực hiện lọc trùng trong Google Sheet, bạn hãy thực hiện như sau:
Ví dụ minh họa: Từ bảng dữ liệu, hãy lọc các giá trị trùng nhau.
Bước 1: Trong bảng dữ liệu, bạn hãy chọn một ô bất kỳ mà bạn muốn loại bỏ các giá trị trùng. Sau đó, bạn nhập hàm =UNIQUE(A2:B7) vào ô công thức. Trong đó, “A2:B7” là vùng mà bạn cần lọc ra những giá trị duy nhất.
Bước 2: Sau khi nhập hàm, nhấn phím Enter để thực hiện hàm và hiển thị kết quả. Bạn sẽ thấy kết quả hiển thị như hình minh họa.
Hiện tại, kết quả sẽ lọc ra tên và năm sinh từ bảng giá trị trùng lặp. Chúng ta sẽ thu được các giá trị chính xác mà không cần phải tìm kiếm thêm.
Lưu ý: Nếu muốn, bạn có thể sao chép và dán kết quả vào một bảng dữ liệu khác. Để tránh trường hợp kết quả là công thức được sao chép, hãy chọn Paste values only. Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + V khi dán.
Tìm và đánh dấu các dữ liệu trùng nhau
Trong trường hợp bạn muốn làm nổi các dữ liệu trùng nhau để dễ kiểm tra, bạn có thể thực hiện bằng các bước sau:
Ví dụ minh họa: Dựa vào bảng dữ liệu bên dưới, hãy đánh dấu các giá trị trùng nhau tại cột họ và tên cùng năm sinh.
Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vùng dữ liệu trong bảng tính mà bạn muốn lọc dữ liệu trùng. Bước 2: Trên thanh cụ, bạn chọn tab Định dạng. Sau đó, lựa chọn mục Định dạng có điều kiện.
Lúc này, bảng Quy tắc định dạng theo điều kiện sẽ được hiển thị.
Bước 3: Tại đây, bạn thực hiện tùy chỉnh bảng dữ liệu tại các mục bao gồm:
- Áp dụng cho phạm vi: A2:B7. Đây là vùng dữ liệu cần dò tìm bị trùng lặp.
- Định dạng ô nếu: Công thức tùy chỉnh là.
- Nhập công thức =COUNTIF(A:A,A1)>1. Hàm COUNTIF là hàm đếm có điều kiện. Trong đó: A:A là vùng cần đếm dữ liệu, A1 là điều kiện để đếm dữ liệu trong vùng.
Cuối cùng, bạn nhấn Đã xong để hoàn thành .
Lưu ý: Nếu dấu ‘;’ không phù hợp với cài đặt ngôn ngữ của bạn, hãy thay thế bằng dấu ‘,’. Đồng thời, đảm bảo rằng bạn đã thay thế chữ ‘A’ trong công thức bằng chữ của cột đang chứa dữ liệu trong bảng tính của bạn.
Lọc dữ liệu trùng và không trùng
Để lọc được dữ liệu trùng và không trùng trong Google Sheet, bạn sẽ cần dùng đến công thức hàm COUNTIF. Nếu bạn muốn phân loại dữ liệu trùng và không trùng trong Google Sheet, bạn hãy thực hiện theo các thao tác sau:
Bước 1: Bạn hãy chọn ô kế bên dữ liệu mà bạn muốn tìm dữ liệu trùng. Sau đó, nhập công thức =COUNTIF(A:A,A1)=1 vào ô công thức. Sau đó, bạn nhấn phím Enter và kéo công thức xuống hết toàn bộ cột.
Bước 3: Để lọc được giá trị, bạn cần tạo được cột lọc bằng cách chèn thêm một hàng trống trên cùng của cột dữ liệu. Bạn hãy click chuột phải vào hàng đầu tiên và chọn Chèn 1 hàng lên trên.
Lúc này, một hàng mới đã được tạo ngay phái trên cùng của bảng dữ liệu.
Bước 4: Bạn đặt vị trí chuột tại ô vừa được chèn. Sau đó, chọn tab Dữ liệu trên thanh công cụ và click vào mục Tạo bộ lọc. Khi này, biểu tượng tạo bộ lọc sẽ xuất hiện.
Bước 5: Tại biểu tượng bộ lọc, sau đó bỏ chọn mục FALSE trong danh sách các giá trị, và nhấn OK.
Kết quả thu được là các giá trị không trùng được hiển thị với giá trị TRUE. Bạn cũng có thể thực hiện tương tự với các giá trị FALSE nếu cần thiết.
Lọc giá trị trùng xuất hiện 2 lần trở đi
Trong một bảng dữ liệu, một số giá trị có thể xuất hiện nhiều hơn hai lần. Nếu bạn muốn lọc dữ liệu trong trường hợp này, hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn nhập hàm =IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)=1,A2,’Kết quả trùng’) vào ô kế bên dữ liệu mà bạn muốn sàng lọc.
Bước 2: Sau khi nhập hàm, nhấn phím Enter và kéo công thức xuống hết toàn bộ cột. Bạn có thể nhấn vào dấu tick để Google Sheet tự kéo dữ liệu.
Bước 3: Để lọc ra những giá trị, bạn cần chèn thêm một hàng trống trên cùng của cột dữ liệu. Bạn hãy click chuột phải vào hàng đầu tiên và chọn Chèn 1 hàng lên trên.
Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy chọn hàng vừa chèn. Sau đó chọn tab Dữ liệu trên thanh công cụ và lựa chọn Tạo bộ lọc.
Bước 4: Kết quả sau khi sàng lọc sẽ hiển thị các giá trị không trùng, trong khi giữ lại giá trị đầu tiên của mỗi nhóm trùng lặp.
Lưu ý: Việc lọc giá trị trùng chỉ áp dụng cho các giá trị trong cùng một cột.
Lọc giá trị trùng nhau bằng công cụ tiện ích
Cách cuối cùng để lọc trùng trong Google Sheet mà Điện Thoại Vui muốn giới thiệu đến bạn chính là sử dụng công cụ Tiện ích. Cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn Tiện ích mở rộng trên thanh công cụ của Google Sheet. Sau đó chọn Tiện ích bổ sung và chọn Tải tiện ích bổ sung.
Bước 2: Tiếp theo, bạn tìm từ khóa Remove Duplicates và chọn tiện ích của tác giả EXPAND9.
Bước 3: Sau khi chọn tiện ích, nhấp vào nút Cài đặt.
Bước 5: Sau khi tải xong, bạn quay lại trang Google Sheet chứa dữ liệu cần loại bỏ các mục trùng lặp. Bạn hãy chọn Tiện ích mở rộng, sau đó chọn Remove Duplicates, và nhấn Start để bắt đầu quá trình lọc dữ liệu trùng lặp.
Bước 6: Sau đó, bạn nhấp vào nút Select columns để chọn cột mà bạn muốn lọc dữ liệu. Bạn có thể chọn hoặc bỏ các cột tùy theo nhu cầu, sau đó nhấn Save để lưu lại thiết lập. Bạn hãy bấm dấu X ở góc để tắt.
Bước 7: Khi tiến hành lọc dữ liệu trùng lặp, bạn có thể chọn để làm nổi bật (highlight) các hàng chứa dữ liệu trùng lặp hoặc xóa chúng. Nếu bạn chọn Highlight, sau đó nhấp vào nút Search.
Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy các hàng dữ liệu bị trùng lặp được bôi vàng như hình minh họa.
Cách xóa dữ liệu trùng trong Google Sheets
Thay vì chỉ lọc trùng trong Google Sheet, bạn có thể xóa luôn các dữ liệu trùng. Để thực hiện, bạn hãy thao tác theo các bước sau:
Bước 1: Trước tiên, bạn cần chọn cột muốn xóa dữ liệu trùng lặp. Sau đó, bạn chọn Dữ liệu.
Bước 2: Tại đây, bạn chọn mục Dọn sạch dữ liệu và click vào Xóa bản trùng lặp.
Lưu ý: Việc xóa dữ liệu trùng trong Google Sheets sẽ không thể hoàn tác khi bạn thoát khỏi file. Vì vậy hãy cẩn thận và chắc chắn trước khi thực hiện thao tác này.
